Regulamin naboru pracowników na wolne stanowiska

Załącznik Nr 1 do Zarządzenia nr 18/2020
Dyrektora Centralnego Muzeum Jeńców Wojennych

REGULAMIN NABORU PRACOWNIKÓW NA WOLNE STANOWISKA
W CENTRALNYM MUZEUM JEŃCÓW WOJENNYCH

Rozdział I
Zasady ogólne

§ 1

1. Cel Regulaminu: celem Regulaminu naboru pracowników na wolne stanowiska w Centralnym Muzeum Jeńców Wojennych, zwanego dalej Regulaminem, jest ustalenie zasad zatrudniania na podstawie umowy o pracę, na wolnych stanowiskach, w oparciu o otwarty i konkurencyjny nabór.
2. Zakres Regulaminu: Regulamin reguluje zasady naboru pracowników na wolne stanowiska zatrudnianych na podstawie umowy o pracę, z wyłączeniem stanowisk:

1. na które następuje przesunięcie pracownika zatrudnionego w Muzeum, posiadającego kwalifikacje wymagane na danym stanowisku,
2. pracowników zatrudnianych w drodze awansu wewnętrznego,
3. pomocniczych, obsługi oraz zatrudnianych sezonowo do obsługi ekspozycji (m.in. opiekun ekspozycji, pomoc muzealna, przewodnik, robotnik gospodarczy),
4. pracowników zatrudnianych na czas określony na podstawie umów z urzędem pracy lub inną jednostką państwową w ramach programów na roboty publicznej, prace interwencyjne itp.
5. pracowników zatrudnianych na zastępstwo w związku z usprawiedliwioną nieobecnością pracownika Muzeum,

3. Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:

1. Dyrektorze – rozumie się przez to Dyrektora Centralnego Muzeum Jeńców Wojennych,
2. Zastępcy Dyrektora – rozumie się przez to Zastępcę Dyrektora Centralnego Muzeum Jeńców Wojennych,
3. Muzeum – rozumie się przez to Centralne Muzeum Jeńców Wojennych,
4. Komisji – rozumie się przez Komisję Rekrutacyjną powołaną zarządzeniem Dyrektora Muzeum.

Rozdział II
Podjęcie decyzji o rozpoczęciu procedury rekrutacyjnej na wolne stanowisko

§ 2

1. Kierownicy komórek organizacyjnych w Muzeum zobowiązani są do stałego monitorowania potrzeb kadrowych i prognozowania mogących wyniknąć w niedalekiej przyszłości wakatów.
2. Potrzeba obsadzenia nowego stanowiska pracy może powstać w szczególności w wyniku:

1. potrzeb związanych z prawidłową realizacją działalności statutowej oraz właściwego gospodarowania mieniem i środkami finansowymi Muzeum,
2. powstania nowego stanowiska pracy w związku z planowanymi zmianami w strukturze organizacyjnej Muzeum,
3. powstania nowego stanowiska pracy, w związku ze zmianą przepisów nakładających na Muzeum nowe obowiązki,
4. analizy zmian związanych z ruchem w ramach zasobów kadrowych (przejście na emeryturę, rentę, przeniesienie pracownika, awans wewnętrzny itp.),
5. rozwiązania lub wygaśnięcia umowy o pracę z pracownikiem dotychczas zatrudnionym na danym stanowisku.

3. Decyzję o konieczności zatrudnienia pracownika podejmuje Dyrektor z własnej inicjatywy lub w oparciu o uzasadniony pisemny wniosek złożony przez Kierownika komórki organizacyjnej. W przypadku potrzeby zatrudnienia pracownika na stanowisku Kierownika komórki organizacyjnej lub też na stanowisku samodzielnym, pisemny wniosek sporządzany jest przez Kierownika Działu Administracyjno-Gospodarczego Muzeum. W sytuacji natomiast, gdy zatrudnienie dotyczyć ma stanowiska Kierownika Działu Administracyjno-Gospodarczego, pisemny wniosek sporządza Zastępca Dyrektora Muzeum.
4. Przed podjęciem decyzji o wszczęciu procedury naboru zewnętrznego, Dyrektor, w ramach prowadzonej polityki kadrowej, dokonuje analizy możliwości przeprowadzenia naboru wewnętrznego spośród zatrudnionych w Muzeum pracowników, spełniających wymogi formalne.
5. W przypadku podjęcia przez Dyrektora decyzji o konieczności wszczęcia procedury naboru zewnętrznego, Kierownik komórki organizacyjnej, Kierownik Działu Administracyjno-Gospodarczego lub Zastępca Dyrektora Muzeum zobligowany jest do przedłożenia do akceptacji przez Dyrektora projektu opisu stanowiska pracy. Wzór formularza opisu stanowiska stanowi załącznik nr 1 do Regulaminu.
6. Opis stanowiska pracy, o którym mowa w ust. 5, zawiera:

1. dokładne określenie celów i zadań wykonywanych na danym stanowisku pracy oraz wynikających z tego tytułu obowiązków nałożonych na pracownika zajmującego to stanowisko,
2. określenie szczegółowych wymagań w zakresie kwalifikacji, umiejętności i predyspozycji wobec osób, które je zajmują, 
3. określenie uprawnień służących do wykonywania zadań,
4. inne wyznaczniki określające indywidualny charakter danego stanowiska pracy.

7. Akceptacja projektu opisu stanowiska pracy oraz zgoda Dyrektora powodują rozpoczęcie procedury naboru kandydatów na wolne stanowisko.

Rozdział III
Etapy naboru

§ 3

Nabór obejmuje:

1. Powołanie Komisji Rekrutacyjnej.
2. Ogłoszenie o naborze na wolne stanowisko.
3. Składanie dokumentów aplikacyjnych.
4. Selekcja końcowa kandydatów, która może być przeprowadzana na podstawie:

1. testu kwalifikacyjnego i/lub
2. rozmowy kwalifikacyjnej,

5. Wyłonienie kandydatów,
6. Sporządzenie protokołu z przeprowadzonego naboru na dane stanowisko.
7. Podjęcie decyzji o zatrudnieniu lub unieważnieniu naboru.
8. Ogłoszenie wyników naboru.

Rozdział IV
Powołanie Komisji Rekrutacyjnej

§ 4

1. Procedurę naboru prowadzi Komisja, powoływana każdorazowo przez Dyrektora, w składzie:

1. Dyrektor lub Z-ca Dyrektora lub inna upoważniona przez Dyrektora osoba – Przewodniczący Komisji,
2. Kierownik Działu Administracyjno-Gospodarczego względnie inna upoważniona przez Dyrektora osoba – Sekretarz Komisji,
3. Kierownik działu właściwy merytorycznie ze względu na stanowisko, do którego przeprowadza się nabór, względnie inna upoważniona przez Dyrektora osoba.

2. Dyrektor, jeżeli uzna to za uzasadnione, może uzupełnić skład Komisji o dodatkową osobę posiadającą niezbędne kwalifikacje, wiedzę lub doświadczenie, które mogą być przydatne podczas prowadzenia naboru.
3. Komisja pracuje w składzie co najmniej 3-osobowym.
4. W Komisji nie może brać udziału osoba, która jest małżonkiem, krewnym, powinowatym do drugiego stopnia włącznie osoby, której dotyczy nabór, albo pozostaje z nią w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że może to budzić uzasadnione wątpliwości co do bezstronności tej osoby.
5. Komisja działa do czasu zakończenia procedury naboru na wolne stanowisko pracy.

Rozdział V
Ogłoszenie o naborze na wolne stanowisko

§ 5

1. Ogłoszenie o wolnym stanowisku umieszcza się na stronie internetowej Muzeum, w Biuletynie Informacji Publicznej oraz na tablicy informacyjnej w siedzibie Muzeum.
2. Możliwe jest umieszczenie ogłoszeń dodatkowo w innych miejscach, np. w prasie regionalnej, portalach internetowych, biurach pośrednictwa pracy, itp.
3. Ogłoszenie o naborze na wolne stanowisko zawiera:

1. nazwę i adres Muzeum,
2. określenie stanowiska,
3. określenie wymagań związanych ze stanowiskiem zgodnie z opisem danego stanowiska, ze wskazaniem, które z nich są niezbędne, a które dodatkowe,
4. wskazanie zakresu zadań wykonywanych na stanowisku,
5. wskazanie wymaganych dokumentów,
6. określenie terminu, miejsca i formy składania dokumentów.

4. Projekt ogłoszenia o naborze do zatwierdzenia przez Dyrektora przygotowuje Dział Administracyjno-Gospodarczy wg wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do Regulaminu.
5. Ogłoszenie winno się znajdować w Biuletynie Informacji Publicznej oraz na tablicy ogłoszeń, co najmniej 7 dni kalendarzowych od jego opublikowania.

Rozdział VI
Przyjmowanie dokumentów aplikacyjnych

§ 6

1. Po ogłoszeniu umieszczonym w Biuletynie Informacji Publicznej i na tablicy ogłoszeń następuje przyjmowanie dokumentów aplikacyjnych od kandydatów zainteresowanych pracą na wolnym stanowisku.
2. Na dokumenty aplikacyjne składają się:

1. list motywacyjny oraz CV z uwzględnieniem dokładnego przebiegu pracy zawodowej,
2. kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie,
3. formularz dla osoby ubiegającej się o stanowisko związane z kontaktem z dziećmi (jeśli jest wymagane),
4. kserokopie świadectw pracy lub oświadczenie kandydata w przypadku trwającego stosunku pracy, potwierdzające wymagane doświadczenie,
5. kserokopie dyplomów potwierdzających wykształcenie,
6. kserokopie zaświadczeń o ukończonych kursach, szkoleniach,
7. referencje,
8. inne dokumenty świadczące o posiadanych kwalifikacjach i umiejętnościach,
9. oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych, zawartych w dokumentach składanych w związku z naborem dla potrzeb niezbędnych dla realizacji procesu rekrutacji,

3. Dokumenty aplikacyjne składane przez osoby ubiegające się o zatrudnienie mogą być przyjmowane tylko po umieszczeniu ogłoszenia o zorganizowanym naborze na wolne stanowisko.
4. Nie ma możliwości przyjmowania dokumentów aplikacyjnych poza ogłoszeniem.
5. Oferty pracy można składać:

1. w formie papierowej, osobiście w siedzibie Muzeum lub przesłać na adres Centralnego Muzeum Jeńców Wojennych, ul. Minorytów 3, 45-017 Opole;
2. w formie elektronicznej, za pośrednictwem Elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej (ePUAP) lub pocztą elektroniczną na adres

6. Oferta pracy nadana w terminie określonym w ogłoszeniu o naborze, uznawana jest za ofertę złożoną w terminie.
7. W przypadku składania oferty za pośrednictwem ePUAP-u, dokumenty winny być opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu wydanego zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami.
8. W przypadku składania oferty za pomocą poczty elektronicznej, wymagane w ogłoszeniu oświadczenia powinny być podpisane własnoręcznie przez kandydata i przesłane w formie skanów.
   Kandydat dopuszczony do udziału w naborze jest zobowiązany dostarczyć oryginały własnoręcznie podpisanych oświadczeń w czasie rozmowy kwalifikacyjnej. Nie należy stosować w nazwach plików załączanych do wiadomości e-mail znaków, które mogą skutkować zablokowaniem załącznika.
9. Dokumenty aplikacyjne złożone po terminie nie są rozpatrywane. Tryb postępowania z tymi ofertami, określa § 12.

Rozdział VII
Wstępna selekcja kandydatów – analiza dokumentów aplikacyjnych

§ 7

1. Analizy dokumentów dokonuje Komisja.
2. Analiza dokumentów polega na zapoznaniu się przez Komisję z aplikacjami nadesłanymi przez kandydatów.
3. Celem określonych w ogłoszeniu o naborze analizy dokumentów jest porównanie danych zawartych w aplikacji z wymaganiami formalnymi określonymi w ogłoszeniu.
4. Wynikiem analizy dokumentów jest wstępne określenie spełnienia wymogów formalnych.

§ 8

1. Po upływie terminu do złożenia dokumentów, określonego w ogłoszeniu o naborze i wstępnej selekcji, następuje sporządzenie listy kandydatów, którzy złożyli aplikacje zgodnie z wymogami ogłoszenia i przeszli do kolejnego etapu naboru.
2. Po przeprowadzeniu wstępnej selekcji, Dyrektor, uwzględniając liczbę kandydatów spełniających wymagania formalne określone w ogłoszeniu o naborze, podejmuje decyzję o sposobie przeprowadzenia selekcji końcowej zmierzającej do wyboru kandydata
3. O terminie przeprowadzenia rozmowy kwalifikacyjnej i/lub testu, kandydaci, którzy spełniają wymagania formalne, powiadamiani są telefonicznie lub za pomocą poczty elektronicznej, nie później niż 3 dni przed planowaną datą rozmowy.

Rozdział VIII
Selekcja końcowa kandydatów

§ 9

1. Na selekcję końcową może się składać rozmowa kwalifikacyjna.
2. Celem rozmowy kwalifikacyjnej jest nawiązanie bezpośredniego kontaktu z kandydatem i weryfikacja informacji zawartych w aplikacji oraz możliwość oceny:

1. wiedzy niezbędne do wykonywania określonej pracy,
2. predyspozycji i umiejętności kandydata gwarantujących prawidłowe wykonywanie powierzonych obowiązków,
3. posiadanej wiedzy na temat Muzeum, w którym ubiega się o stanowisko,
4. obowiązków i zakresu odpowiedzialności na stanowiskach poprzednio zajmowanych przez kandydata,
5. celów zawodowych kandydata.

3. Ocena kandydatów prowadzona jest metodą punktową w skali od 1–10 po zakończonych rozmowach kwalifikacyjnych. Z przebiegu rozmowy sporządza się notatkę służbową, którą parafują członkowie Komisji.

§ 10

1. Po przeprowadzeniu konkursu Komisja ustala wynik konkursu, plasując kandydatów wg największej sumarycznej ilości punktów i sporządza protokół z przeprowadzonego naboru. Wzór protokołu stanowi załącznik nr 3 do niniejszego Regulaminu.
2. Ostateczną  decyzję dotyczącą wyboru kandydata do zatrudnienia podejmuje Dyrektor Muzeum, spośród nie więcej niż 3 najlepszych kandydatów wyłonionych przez Komisję.
3. W przypadku:
    
   1. braku chętnych do złożenia aplikacji w związku z ogłoszonym naborem,
   2. niespełnieniu przez żadnego z kandydatów warunków formalnych,
   3. niespełnieniu w sposób wystarczający niezbędnych gwarantujących prawidłowe wykonywanie obowiązków na stanowisku, którego dotyczył nabór, nabór pozostaje nierozstrzygnięty, a Dyrektor podejmuje decyzję o sposobie naboru na stanowisko.
       
4. Kandydat zatwierdzony do przyjęcia na stanowisko objęte naborem, jest niezwłocznie zawiadamiany telefonicznie, pocztą elektroniczną lub listem poleconym.
5. Pozostali kandydaci uczestniczący w drugim etapie otrzymują powiadomienie o nieprzyjęciu na stanowisko objęte naborem telefonicznie, pocztą elektroniczną lub listem poleconym.

Rozdział IX
Ogłoszenie wyników naboru

§ 11

1. Niezwłocznie po przeprowadzonym naborze informacja o jego wynikach umieszczana jest na tablicy informacyjnej w siedzibie Muzeum oraz w Biuletynie Informacji Publicznej.
2. Informacja, o której mowa w ust. 1, zawiera:

1. nazwę i adres jednostki,
2. określenie stanowiska,
3. imię i nazwisko wybranego kandydata,

3. Wzór ogłoszenia wyników naboru stanowi załącznik nr 4 do niniejszego Regulaminu.
4. Jeżeli stosunek pracy osoby wyłonionej w drodze naboru nie powstał lub ustał w ciągu 3 miesięcy od dnia nawiązania stosunku pracy, możliwe jest zatrudnienie na tym samym stanowisku kolejnej osoby spośród najlepszych kandydatów wymienionych w protokole tego naboru. Przepisy ust. 1, 2 i 3 stosuje się odpowiednio.

Rozdział X
Postanowienia końcowe

§ 12

1. Dokumenty aplikacyjny kandydata, który zostanie wyłoniony w procesie rekrutacji, zostaną dołączone do jego akt osobowych.
2. Oferty niewykorzystane lub złożone po terminie stanowią akta sprawy i podlegają przechowywaniu przez okres wynikający z Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt (5 lat).
3. Dokumenty z przebiegu postępowania przechowuje Dział Administracyjno-Gospodarczy.
4. Szczegółowe zasady naboru są udostępnione wszystkim uczestnikom naboru na stronie BIP w zakładce „Ogłoszenia”.

§ 13

Muzeum zastrzega sobie prawo unieważnienia naboru w każdym czasie bez podania przyczyny.